Software de escandallos gratis: la comparativa honesta

Buscas software de escandallos gratis y te salen dos tipos de resultado: páginas de proveedores de pago explicando por qué lo gratis siempre esconde algo, y páginas de herramientas gratuitas que no cuentan qué se queda fuera del plan. Ninguna de las dos versiones te da el cuadro completo. Esta va a intentarlo, incluida la parte que nos toca a nosotros.

Qué es un escandallo y por qué «gratis» importa tanto aquí

Un escandallo (o costeo de recetas, si vienes del lado latinoamericano del idioma) es el desglose del coste real de un plato: cada ingrediente, su cantidad, su merma y lo que cuesta hoy según la última factura. Sin él, sabes lo que tienes en el almacén pero no sabes si el menú del día te da margen o te lo quita.

Por eso «gratis» es la palabra que más se manipula en este sector: hay mucha diferencia entre una plantilla gratuita que rellenas tú a mano y un sistema que recalcula el coste de cada plato solo, en el momento en que cambia el precio de un proveedor.

Qué significa «gratis» en la práctica

El patrón habitual del software de restauración es: el conteo de stock es gratis, y se paga por todo lo que convierte ese conteo en dinero. Casi siempre hay cuatro cosas detrás del muro de pago:

• El recálculo automático del escandallo. Sin esto, tienes que reeditar cada receta a mano cada vez que sube el aceite o la carne, lo cual, en la práctica, nadie hace más de dos o tres veces.
• El control de mermas en dinero, no solo en unidades. Es la palanca más directa sobre el food cost, y casi siempre es de pago.
• La lectura de facturas. Los planes gratuitos te hacen teclear cada línea, que es la razón por la que la mayoría de plantillas gratuitas se abandonan en tres semanas.
• Más de un usuario o más de un local.

La pregunta que de verdad importa es simple: ¿el plan gratuito te dice el margen bruto de un plato? Si no, es un contador de stock, no control de costes — y contar solo, sin más, nunca ha mejorado el margen de nadie.

Las cinco preguntas antes de apuntarte a cualquiera

1. ¿El escandallo se recalcula solo cuando cambia el precio de un proveedor, o lo tengo que actualizar yo, plato a plato?
2. ¿Puedo registrar mermas y verlas convertidas en euros, no solo en kilos o unidades?
3. ¿Cómo entran las facturas — las tecleo yo, o algo las lee por mí?
4. ¿Cuántos usuarios y cuántos locales incluye el plan gratuito antes de tener que pagar?
5. Si dejo de pagar, ¿qué pasa con mis datos? ¿Puedo exportarlos, o la cuenta desaparece?

Esa última pregunta es la que casi nadie hace y casi todo el mundo lamenta. Algunas herramientas se quedan en modo lectura cuando te vas, lo cual es sobrevivible. Otras te dan treinta días para sacar tus datos. Consíguelo por escrito antes de meter seis meses de historial de costes en cualquier sistema.

Las opciones realmente gratuitas, sin maquillar

• Una hoja de cálculo. Gratis, flexible y perfectamente válida para un local pequeño y estable, llevado por quien la construyó. Se rompe cuando los precios cambian más rápido de lo que puedes reeditar, cuando la toca una segunda persona, o cuando esa persona se va del equipo.
• El módulo de escandallos que trae el TPV. Es «gratis» en el sentido de que ya lo estás pagando dentro del TPV. Su punto fuerte real es que ya está integrado con tus ventas. Su límite habitual: suele ser una calculadora estática, no un motor de recetas que se recalcula solo.
• Herramientas de código abierto. Sin coste de licencia, pero pagas en hosting, configuración y alguien que lo mantenga. Tiene sentido si ya cuentas con soporte técnico propio.
• Planes gratuitos de software especializado. Los proveedores con más recorrido tienen algo real a su favor: soporte establecido, más integraciones y un historial de clientes que nosotros, siendo nuevos, todavía no tenemos.

Dónde encaja FoxEra, sin esconder nada

Somos una de las opciones de esta lista, así que aquí van nuestras propias respuestas a nuestras cinco preguntas, completas:

• Escandallo: gratis, ilimitado, y se recalcula solo cuando cambia el precio de un proveedor.
• Mermas: gratis, en unidades y convertidas a dinero.
• Facturas: las fotografías y las lee David AI, nuestro controlador de F&B con IA. Esta parte sí consume crédito.
• Usuarios y locales: ilimitados, sin coste por asiento ni por local.
• Tus datos: son tuyos. Se exportan cuando quieras. Sin contrato ni permanencia.

Entonces, ¿cuál es la trampa?

La trampa es la IA. El software no cuesta nada, pero cada vez que David AI lee una factura hay cómputo real detrás y lo pagamos nosotros. Por eso funciona con créditos: escanear una factura cuesta alrededor de 1 €, escanear un producto 0,50 €, crear una receta 0,02 €. Empiezas con crédito incluido, aproximadamente un mes de uso intenso. Cuanto menos uses la parte de IA, más te dura. Si dejas de usarla, no pagas nada, y todo lo que has montado se queda donde estaba.

Nos parece más justo que una cuota mensual fija, que le cobra lo mismo a un enero flojo que a un diciembre a tope. Pero es un coste real, y preferimos escribirlo aquí a que lo descubras más tarde.

Los límites reales que no vamos a esconder

• Somos una empresa nueva: cero clientes todavía, así que no vas a encontrar aquí ni una cifra de ahorro ni un testimonio, porque no existen y no nos los vamos a inventar.
• Del mundo hispanohablante, solo España está hoy en nuestra lista de países de facturación. Si estás en Latinoamérica puedes usar el plan gratuito, pero todavía no hay forma de pagarnos en tu moneda.
• No hacemos TPV, ni reservas, ni CRM.
• Frente a proveedores con años de recorrido, tenemos menos historial, menos integraciones y un equipo mucho más pequeño detrás.

La conclusión honesta

Si llevas el control con una hoja de cálculo y te funciona, sigue así hasta que deje de funcionar — lo notarás. Si ya la has superado, juzga cualquier plan gratuito por si el escandallo se recalcula solo, no por la palabra «gratis». Y elijas lo que elijas, lo que decide si funciona no es el proveedor, es la configuración: raciones reales, mermas reales y recetas que reflejen lo que realmente hace la cocina. Sáltate eso y cualquier sistema del mercado, incluido el nuestro, te va a dar números precisos, seguros de sí mismos y equivocados.